O que é melhor? Processando um documento digitalmente ou em papel? Se ambos os métodos demandam a mesma quantidade de tempo e esforço, a resposta é nenhuma.
Otimizar um processo de negócios requer mais esforço do que simplesmente comprar um novo software. Exige uma análise crítica das operações de uma organização e a minimização dos recursos necessários para fazer as coisas. Esta postagem do blog descreve três etapas para otimizar os processos de negócios da sua organização.
Primeiro, vamos estabelecer que tipos de processos de negócios iremos discutir:
Processos de negócios baseados em documentos
Cada organização, quer forneça educação a alunos ou vinho aos consumidores , depende de tarefas repetitivas para cumprir seus objetivos de “visão geral”. Gestão de contratos, faturamento e contratação são apenas alguns exemplos de processos que mantêm os negócios em movimento. As tarefas que se enquadram em cada processo devem ser tratadas com atenção e consistentemente – não importa o quão servis possam parecer.
O gerenciamento de contratos é um exemplo de processo repetitivo que mantém as operações de uma organização em movimento.
Esses processos baseados em documentos são essenciais para as operações de negócios, mas, em alguns casos, são mais um calcanhar de Aquiles do que um plano de sucesso. Alguma das suas tarefas diárias parece mais trabalhosa do que produtiva? Tenha um em mente ao passarmos pelas fases de otimização dos processos de negócios.
Fase 1: Identificar
Depois de determinar qual processo de negócios precisa de uma revisão, a primeira etapa é listar todos os componentes-chave do processo. Esses devem ser aspectos fundamentais e imutáveis do processo. Para identificar os principais componentes, pergunte-se o seguinte:
- Qual é o objetivo ou resultado desejado deste processo?
- Quando o processo começa e termina?
- Quais atividades impulsionam o processo?
- Quais departamentos e / ou funcionários estão envolvidos?
- Que informações estão sendo transferidas entre as etapas?
Por exemplo, as seguintes perguntas devem ser respondidas no caso de contratação de funcionários:
Qual é o objetivo ou resultado desejado deste processo? Para contratar um candidato qualificado para o trabalho. Para isso, contratar uma consultoria de implantação protheus pode ser essencial para você começar a otimizar seus processos internos na sua empresa.
Quando o processo começa e termina? Ele começa quando um aplicativo é recebido e termina com a decisão de contratar ou rejeitar.
Quais atividades impulsionam o processo? Revisões, entrevistas, aprovações e rejeições de aplicativos.
Quais departamentos e / ou funcionários estão envolvidos? RH e os gerentes de departamento aplicáveis.
Que informações estão sendo transferidas entre as etapas? Inscrições, currículos, cartas de apresentação, datas / horários das entrevistas e notas dos revisores.
Observe que as respostas não abordam como o processo é feito, apenas o que é feito.
Fase 2: Repensar
Esta fase deve abordar sua metodologia exclusiva e revelar áreas em potencial para melhoria. Pense em cada etapa envolvida no processo de negócios que você está analisando e, em seguida, faça as seguintes perguntas:
- Quanto papel é usado neste processo?
- Quantas cópias do mesmo documento são feitas?
- Quantas horas de trabalho são necessárias para concluir o processo?
- Dessas horas, quantas são gastas em trabalho redundante ou estranho?
- Onde o processo para e por quê?
- Quando ocorrem os erros?
Compare essas respostas com sua lista de componentes principais. Você perceberá que tarefas que parecem essenciais, como fotocopiar um documento para cada gerente de departamento, não se alinham realmente com o objetivo do processo. Você também perceberá que corrigir um erro só é essencial se um erro for cometido – elimine o erro e elimine uma tarefa extra que não faz nada para impulsionar o processo.
A intenção da otimização de processos de negócios é reduzir ou eliminar o desperdício de tempo, desperdício de recursos, custos desnecessários, gargalos e erros ao atingir o objetivo do processo. Mas até que você saiba como isso pode ser feito, você está preso na terra dos sonhos.
Fase 3: Automatizar
Repita tarefas desnecessárias e bloqueia o fluxo de trabalho. Repita as táticas de sucesso e os negócios prosperarão. Depois de separar o essencial do não essencial em seu processo de negócios, é hora de aplicar uma solução. Mas se esta for sua primeira experiência com a revisão de um processo baseado em documentos, você pode se sentir intimidado pelas possibilidades. Você pode até se preocupar em cometer mais erros se alterar o processo do que se simplesmente deixá-lo sozinho.
Na verdade, aliviar essa preocupação com o erro humano é exatamente o que as ferramentas BPA foram projetadas para fazer. Ao permitir que o software “automatize” tarefas, as organizações podem gerenciar processos mais rapidamente e com menos erros. Você pode ler mais sobre automação e ver alguns exemplos concretos aqui .
As ferramentas de automação de processos de negócios (BPA) otimizam as operações para organizações em uma ampla gama de setores.
Obviamente, nem todos os fluxos de trabalho automatizados têm o mesmo desempenho. Como você pode projetar o processo de negócios mais rápido, fácil e econômico possível?
Próxima etapa: Aprenda com os melhores
Ao repetir as práticas recomendadas de outras organizações ou departamentos, você pode demonstrar um ROI tangível e evitar muitas suposições. Mais importante, você está mais bem equipado para convencer seus colegas de trabalho de que a mudança não é apenas possível, mas prática.
Para saber mais sobre como o software de automação de processos pode ajudá-lo a automatizar tarefas de rotina, como entrada de dados, roteamento de informações entre as partes, organização de documentos e muito mais, verifique nosso guia do comprador de automação de processo
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