Dicas práticas para a empresa e para o funcionário que faz viagens de negócios. Confira!
Com a retomada das atividades presenciais, as empresas têm movimentado o setor de viagens corporativas. O aumento nas viagens é justificado: depois de um longo período sem visitar clientes e fazer contatos presenciais com fornecedores, é hora de retomar a rotina.
As viagens de trabalho podem ter diferentes razões, porém todas têm um objetivo em comum: viabilizar negócios. Por isso, os gestores investem nessas viagens visando contribuir para o crescimento da empresa.
Como planejar uma viagem de negócios? Será que existem estratégias para tornar o processo de planejamento mais simples? De que forma o funcionário deve se organizar? Separamos algumas dicas especiais para você. Confira!
Antecipe as necessidades
O planejamento é o segredo de uma boa viagem de negócios. Essa dica vale tanto para a empresa quanto para o funcionário. Se o objetivo é visitar um cliente, por exemplo, comprar a passagem com o máximo de antecedência possível vai contribuir para a redução dos custos.
A mesma lógica se aplica ao hotel, se a empresa fica responsável por fazer a compra das passagens e reserva de hotel do funcionário, uma boa forma de economizar é se antecipando.
Em viagens para congressos, verifique a existência de hotéis parceiros e opte por estadias próximas ao local do evento: isso vai ajudar a otimizar o tempo e a reduzir os custos com locomoção entre o hotel e o local do evento.
Checklist de viagem
A checklist é um modelo que funciona muito bem tanto para a empresa quanto para o funcionário. A empresa pode fazer a checklist antes da viagem com todas as providências que devem ser tomadas:
- compra de passagem aérea ida e volta;
- reserva em hotel;
- reserva de automóvel;
- compra de ingressos para evento etc.
No caso do funcionário, a checklist é mais extensa, pois envolve a organização da mala, do material de trabalho e dos documentos necessários para a viagem:
- passagens aéreas impressas ou salvas no smartphone;
- informações de reserva do hotel;
- notebook, celular e tablet;
- documentos para viagem;
- carregadores de bateria para os eletrônicos etc.
Faça sua checklist com calma e vá complementando com informações quando for necessário. Em caso de viagens internacionais, não esqueça de conferir a validade do passaporte e a eventual necessidade de obtenção de visto.
Bateria extra para eletrônicos
Essa é uma dica de ouro para quem faz viagens de negócios. Além de viajar com todos os seus equipamentos eletrônicos carregados e de ter em mãos os carregadores, pode ser interessante providenciar uma bateria extra.
Os carregadores portáteis também podem ser uma boa opção. Na maioria dos casos, o uso de smartphone e notebook é essencial durante a viagem de negócios, por isso certifique-se de que estarão disponíveis para uso quando você precisar.
Mais uma dica importante quando o assunto envolve carregamento de eletrônicos: em viagens internacionais, não esqueça dos adaptadores de tomada.
Organize notas fiscais e recibos
Para que a empresa custeie suas despesas de alimentação básica e transporte durante a viagem, é necessário prestar contas. Logo, organize suas notas fiscais e seus recibos desde a chegada no destino.
As políticas de ressarcimento de despesas com viagens de negócios podem variar de acordo com a empresa. Caso você tenha dúvidas ou desconheça essas políticas, busque informações antes de viajar.
Aproveite para fazer network
Independente de você estar viajando a um congresso ou a um local a fim de visitar um cliente, a dica é aproveitar o momento para conhecer profissionais e fazer networking. As viagens de negócios são o ambiente perfeito para fazer contatos profissionais, conhecer pessoas e aprender mais sobre sua área.
Aproveite as facilidades da tecnologia
O mercado oferece soluções que podem ajudar tanto a empresa quanto o funcionário durante uma viagem de negócios. Aplicativos e ferramentas de gerenciamento da viagem, reservas on-line, pagamentos e emissão de relatórios trarão dinamismo para a gestão das suas viagens corporativas.
A tecnologia é uma das grandes aliadas das empresas, ela ajuda a automatizar processos, reduz a burocracia e os custos, ajuda no planejamento e facilita o monitoramento dos gastos.
Colocando nossas dicas em prática, você verá que planejar uma viagem de negócios pode ser mais tranquilo do que você imaginava.
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